Ako sme vo firme Blueroad prestali používať klasické kľúče
Ako sme vo firme Blueroad prestali používať klasické kľúče
Pozrite sa, ako v našich skladoch a kanceláriách používame inteligentné kľučky, zámky a systém TTLock a čo nám bezkľúčový vstup priniesol v každodennej prevádzke.
Prečo sme klasické kľúče nahradili systémom TTLock?
Mnoho firiem stále funguje podobne ako pred dvadsiatimi rokmi. Zamestnanci nosia zväzky kľúčov, pri nástupe nového kolegu sa vyrábajú ďalšie kópie a pri strate kľúča je potrebné riešiť, kto sa kam dostane a či netreba vymeniť cylindrickú vložku.
V spoločnosti Blueroad sme sa rozhodli ísť inou cestou. Inteligentným kľučkám, zámkom a systémom bezkľúčového vstupu sa venujeme už mnoho rokov, preto sme ich chceli dôkladne preveriť aj vo vlastnej každodennej prevádzke.
Väčšinu našich skladových a kancelárskych priestorov sme postupne previedli na systém TTLock. Pri bežnom pohybe vo firme už dnes klasické kľúče prakticky nepotrebujeme.
Kde sídlime a prečo sme začali riešiť správu prístupov
Naša prevádzka sa nachádza v bývalom areáli spoločnosti Vitana v Prostějove. Ide o rozsiahly priemyselný komplex, v ktorom sídli viacero spoločností a rôznych prevádzok.
V budove sa bežne pohybujú zamestnanci jednotlivých firiem, návštevy, dodávatelia aj kuriéri. Chceli sme preto mať istotu, že do našich skladov a kancelárií sa dostanú iba oprávnené osoby.
Naša firma sa zároveň postupne rozrastala. S každým novým kolegom pribúdali ďalšie kľúče, ktoré bolo potrebné nechať vyrobiť, odovzdať a neskôr prípadne vyžiadať späť.
Predtým bol postup vždy rovnaký:
- nastúpil nový zamestnanec,
- bolo potrebné zájsť do zámočníctva,
- nechala sa vyrobiť ďalšia súprava kľúčov,
- pri odchode zamestnanca sa riešilo ich vrátenie.
Najväčším problémom nebola samotná cena kľúčov, ale čas, organizácia a prehľad o tom, koľko kópií existuje a kto ich má k dispozícii.
Hlavný vstup: keď nemožno nainštalovať vlastnú inteligentnú kľučku
Prvou komplikáciou bol hlavný vstup do budovy. Tieto dvere používajú aj ostatní nájomcovia objektu, takže sme na ne nemohli nainštalovať vlastnú inteligentnú kľučku ani inteligentný zámok.
Riešenie sme našli v inteligentnej schránke na kľúče. Vnútri sú uložené kľúče od spoločných dverí a zamestnanec schránku otvorí pomocou PIN kódu, čipu alebo odtlačku prsta.
Po vyzdvihnutí kľúča vojde do budovy a následne ho vráti späť do schránky. Prístup k spoločným dverám tak máme pod kontrolou bez toho, aby sme zasahovali do spoločných častí objektu.
Inteligentná schránka na kľúče je vhodná všade tam, kde nemožno upraviť spoločné dvere, ale zároveň potrebujete bezpečne zdieľať jeden fyzický kľúč medzi viacerými oprávnenými osobami.
Ako máme zabezpečené sklady a kancelárie
Jednotlivé priestory sme vybavovali postupne podľa typu dverí, spôsobu využitia a toho, kto do nich potrebuje vstupovať.
Hlavný expedičný sklad
Hlavný sklad, v ktorom uchovávame väčšinu tovaru a pripravujeme objednávky na expedíciu, je zabezpečený inteligentnou kľučkou TTLock H1.
Oprávnení zamestnanci sa dovnútra dostanú bez klasického kľúča a ich prístup môžeme spravovať priamo v systéme TTLock.
Veľký sklad
Aj pri vstupe do veľkého skladu používame inteligentnú kľučku TTLock H1. Zamestnanci môžu podľa nastaveného oprávnenia vstupovať pomocou:
- odtlačku prsta,
- PIN kódu,
- čipu,
- mobilnej aplikácie.
Hlavná kancelária
Pri vstupe do kancelárie sme takisto zvolili inteligentnú kľučku H1. Oprávnení zamestnanci majú prístup prostredníctvom systému TTLock a nemusia nosiť ďalší samostatný kľúč.
Bočný vstup do kancelárie
Pre bočný vstup sme vybrali inteligentný cylindrický zámok TTLock L2. Toto riešenie nám umožnilo zachovať pôvodné dvere a zároveň získať výhody elektronickej správy prístupov.
Sklad kľučiek a príslušenstva
V tomto priestore skladujeme inteligentné kľučky, ich príslušenstvo a ďalšiu časť sortimentu. Vstup je zabezpečený cylindrickým zámkom L2.
Sklad vráteného tovaru a obalového materiálu
Priestor určený na vrátený tovar, obaly a materiál potrebný na expedíciu sme zabezpečili inteligentnou kľučkou HD1.
Hoci nejde o hlavný sklad, aj tu chceme mať kontrolu nad prístupmi a možnosť jednoducho spravovať oprávnenia.
Všetky inteligentné kľučky a zámky spravujeme na jednom mieste
Jednou z najväčších výhod systému TTLock je pre nás centrálna správa. Jednotlivé inteligentné kľučky a zámky vidíme v jednom rozhraní a nemusíme riešiť samostatný kľúč pre každé dvere.
Na jednom mieste máme prehľad o:
- pripojených kľučkách a zámkoch,
- stave batérií jednotlivých zariadení,
- používateľoch a ich oprávneniach,
- histórii vstupov,
- spárovaných čipoch,
- vytvorených PIN kódoch,
- časovo obmedzených prístupoch.
Keď nastúpi nový kolega, v priebehu niekoľkých minút mu vytvoríme potrebné oprávnenie. Nemusíme vyrábať ďalšie kľúče ani organizovať ich odovzdanie.
Ak zamestnanec odíde z firmy alebo už prístup do určitého priestoru nepotrebuje, jeho oprávnenie jednoducho zrušíme.
Čo sa po zavedení bezkľúčového vstupu zmenilo
Najväčší rozdiel sa prejavil v každodennej prevádzke. Predtým sme pravidelne riešili:
- zabudnuté alebo stratené kľúče,
- požičiavanie kľúčov medzi kolegami,
- výrobu ďalších kópií,
- vracanie kľúčov pri odchode zamestnanca,
- neistotu, kto má kľúč od konkrétneho priestoru.
Dnes zamestnanci používajú odtlačok prsta, PIN kód, čip alebo mobilný telefón. Každý má prístup iba do priestorov, ktoré potrebuje na svoju prácu.
Pre vedenie firmy je dôležitý aj prehľad o tom, kto a kedy vstúpil do jednotlivých priestorov. Pri zmene pracovného zaradenia možno oprávnenie upraviť bez výmeny zámku a bez výroby nových kľúčov.
Bezpečnosť v priemyselnom areáli s viacerými nájomcami
Keďže nesídlime v samostatnej budove, ale vo väčšom priemyselnom areáli, prehľadná správa prístupov je pre nás mimoriadne dôležitá.
Nejde o nedôveru voči ostatným nájomcom. Ide o bežnú ochranu firemného majetku, skladových zásob, dokumentov a vybavenia.
Vďaka inteligentným kľučkám a zámkom máme istotu, že do našich priestorov môžu vstupovať iba osoby s nastaveným oprávnením. Prístup možno navyše kedykoľvek zmeniť alebo zrušiť bez zásahu do dverí.
Čo plánujeme: výdajné priestory na balíky a zásielky
Bezkľúčový vstup chceme v našej prevádzke ďalej rozširovať. Aktuálne pripravujeme uzamykateľné výdajné priestory na balíky a zásielky, ktoré budú slúžiť zamestnancom aj prepravným spoločnostiam.
Kuriér bude môcť získať jednorazový alebo časovo obmedzený PIN kód a otvoriť iba konkrétny výdajný priestor. Do ostatných častí skladu alebo kancelárií sa nedostane.
Plánujeme aj samostatné zberné miesto pre menšie zásielky. Vďaka nemu budeme môcť bezpečne prijímať balíky aj v čase, keď sa pracovníci expedície práve nenachádzajú na mieste.
Oplatia sa inteligentné kľučky vo firme?
Z našej vlastnej skúsenosti áno. Najväčšie výhody inteligentných kľučiek a bezkľúčového vstupu nespočívajú iba v pohodlnom odomykaní, ale predovšetkým v jednoduchšej správe používateľov a firemných priestorov.
V našej prevádzke sme zaznamenali najmä tieto prínosy:
- odpadla pravidelná výroba nových kľúčov,
- zrýchlil sa nástup nových zamestnancov,
- prístupy možno okamžite zmeniť alebo odobrať,
- máme prehľad o histórii vstupov,
- každý zamestnanec sa dostane iba do určených priestorov,
- zvýšila sa ochrana skladov a kancelárií,
- každodenné odomykanie je pohodlnejšie.
Po niekoľkých rokoch používania si už návrat ku klasickému systému zväzkov kľúčov nevieme predstaviť.
Najčastejšie otázky o inteligentných kľučkách vo firme
Ako funguje bezkľúčový vstup pre zamestnancov?
Zamestnanec môže dvere podľa použitého zariadenia odomknúť odtlačkom prsta, PIN kódom, čipom alebo mobilnou aplikáciou. Správca mu vopred nastaví, ku ktorým dverám má prístup a prípadne aj v akom čase.
Čo sa stane, keď zamestnanec odíde z firmy?
Jeho používateľské oprávnenie možno v systéme zrušiť. Netreba čakať na vrátenie všetkých kľúčov ani meniť zámok pre obavu, že existuje ďalšia kópia.
Možno nastaviť prístup iba do niektorých miestností?
Áno. Každému používateľovi možno priradiť iba dvere, ktoré potrebuje na svoju prácu. Skladník tak môže mať prístup do skladu, zatiaľ čo administratívny pracovník iba do kancelárskych priestorov.
Možno vytvoriť dočasný prístup pre kuriéra alebo externého pracovníka?
Áno. Pre návštevu, servisného technika, dopravcu alebo externú firmu možno vytvoriť jednorazový či časovo obmedzený PIN kód. Po skončení nastavenej platnosti prístup prestane fungovať.
Je potrebné vymeniť celé dvere?
Vo väčšine prípadov nie. Podľa konštrukcie dverí možno použiť inteligentnú kľučku alebo inteligentný cylindrický zámok. Vhodné riešenie treba vždy vybrať podľa typu dverí, rozmerov a požadovaného spôsobu odomykania.
Bezkľúčový vstup sme si overili vo vlastnej prevádzke
Ak riešite zabezpečenie firmy, skladu, kancelárie, prevádzky alebo ubytovacieho zariadenia, odporúčame posudzovať inteligentné kľučky nielen podľa pohodlia pri odomykaní.
Rovnako dôležitá je možnosť spravovať jednotlivých používateľov, vytvárať časovo obmedzené prístupy, kontrolovať históriu vstupov a okamžite reagovať na personálne zmeny.
My sme si tieto výhody overili pri každodennej prevádzke našich vlastných skladov a kancelárií.
Chcete bezkľúčový vstup aj vo svojej firme?
Pomôžeme vám vybrať inteligentnú kľučku, zámok alebo schránku na kľúče podľa typu dverí, počtu používateľov a spôsobu využitia priestoru.